Risicomanagement zien wij als een continue ontwikkeling waarbij voortdurende alertheid nodig is om te anticiperen op risico’s die zich voordoen. Hieronder beschrijven we onze activiteiten om risico’s te onderkennen, de ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke risico’s en welke beheersmaatregelen wij treffen.
Ontwikkeling risicoleiderschap
Voor het bereiken van onze strategische doelstellingen en het functioneren van het risicomanagementsysteem heeft UWV een organisatiecultuur nodig waarin medewerkers alert zijn op signalen dat wet- en regelgeving niet aansluit bij de bedoeling van de wet, dat systemen of werkprocessen niet goed werken of dat fouten worden gemaakt in de organisatie. Hierop actie ondernemen vraagt om risicoleiderschap van medewerkers en leidinggevenden. Voor het jaar 2022 ligt de nadruk op het versterken van risicoleiderschap binnen geheel UWV. Het gaat er daarbij om dat risico’s tijdig worden onderkend en op het juiste niveau van adequate beheersmaatregelen worden voorzien. Hiervoor worden onder andere tweemaal per jaar per bedrijfsonderdeel risicoanalyses uitgevoerd. Binnen het bedrijfsonderdeel Uitkeren is een risicomeldpunt opgezet waar managers en medewerkers terechtkunnen met risico’s, zorgpunten en issues die (nog) niet via het reguliere proces worden geadresseerd. Later dit jaar volgen ook risicomeldpunten bij andere organisatieonderdelen. Verder hebben we een leermodule risicoleiderschap opgezet voor alle leidinggevenden, controllers en kwaliteitsadviseurs. In de periode tot en met augustus 2022 hebben bijna zevenhonderd medewerkers uit de doelgroep deze opleiding gevolgd.
Belangrijkste risico’s
In ons viermaandenverslag 2022 hebben we vermeld dat tijdens de risicoschouw in het voorjaar van 2022 is geconstateerd dat er sprake is van een aantal strategisch‑bestuurlijke risico’s voor het bereiken van onze met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) afgesproken doelen. Deze risico’s hebben we in het najaar van 2022 bijgesteld in het licht van de actuele situatie en ons jaarplan 2023. Hieronder gaan we in op de beheersmaatregelen die we hierop de afgelopen periode hebben genomen. De strategische risico’s kunnen een zeker restrisico opleveren dat het ministerie van SZW en UWV samen zullen moeten accepteren.
Vertraagde uitvoering (ICT-)veranderopgave
Door de begrensde capaciteit bestaat het risico dat de implementatie van de veranderagenda vertraging oploopt, waardoor we ambities op het gebied van digitale dienstverlening voor burgers en werkgevers moeilijker kunnen waarmaken en ook de benodigde ICT‑aanpassingen voor onze medewerkers minder snel kunnen doorvoeren. Hierdoor kunnen we in de toekomst mogelijk met onze dienstverlening niet de kwaliteit leveren die mensen van ons gewend zijn en verwachten. De afgelopen periode hebben we onze ICT‑capaciteit flink opgeschaald. Met het programma De Versnelling werken we aan het vergroten van de maakbaarheid van onze ICT. Het programma beoogt een verbeterde voortgang, samenhang en coördinatie in de uitvoering. Thema’s hierin zijn prioritering, optimaliseren van capaciteit, snellere besluitvorming en automatisering van de ICT‑ontwikkelingsprocessen. We monitoren dit programma; de raad van bestuur van UWV bespreekt de voortgang elke drie maanden.
Informatiebeveiliging, cybercrime en privacyincidenten
Als gevolg van digitale aanvallen die discontinuïteit in de dienstverlening kunnen veroorzaken, is er sprake van een voortdurend cybercrimerisico. Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy (IB&P) geldt voor Nederlandse overheidsinstanties de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), waaraan UWV nog niet volledig voldoet. We zullen de komende jaren toegroeien naar een beheersingsniveau dat voldoet aan deze standaard. Elk bedrijfsonderdeel heeft inmiddels een uitvoerbaar plan om bestaande gebreken op te lossen en budgetten toegewezen om verbeteracties uit te voeren. De uitvoering van deze plannen wordt permanent centraal gemonitord. Het is onze doelstelling om uiterlijk 1 januari 2026 de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben in lijn met de BIO. Met de toepassing van de maatregelen van de cybersecurityroadmap werken we permanent aan het voorkomen van cybercrime.
Discontinuïteit sociaal-medische beoordelingen
De mismatch tussen de vraag naar sociaal‑medische beoordelingen en de daarvoor beschikbare capaciteit is het afgelopen jaar groter geworden. De afgelopen jaren hebben we ingezet op meer beoordelingscapaciteit en het aanpassen van onze werkprocessen, maar door wettelijke eisen en de bestaande krapte op de arbeidsmarkt hebben deze maatregelen beperkt effect gesorteerd. Daarom is er de afgelopen maanden veelvuldig en intensief overleg geweest tussen UWV, het ministerie van SZW, sociale partners en andere stakeholders zoals de NVVG. Dit heeft geresulteerd in een ministerieel besluit tot een aantal buitenwettelijke maatregelen, waarvan de relevantste een eenvoudigere manier van claimbeoordeling is voor 60‑plussers die langer dan twee jaar ziek zijn. Om het aantal WIA‑claimbeoordelingen verder te beperken gaan we ook inzetten op actievere begeleiding bij de re‑integratie van mensen zonder werkgever. De maatregelen worden de komende periode ingevoerd. Deze maatregelen zijn echter niet voldoende om de mismatch op te lossen, er zijn meer maatregelen nodig. Daarover blijven we in gesprek met het ministerie.
Zorgen om het personeelsbestand in relatie tot de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening
De demografische samenstelling van ons personeelsbestand zorgt ervoor dat de komende jaren veel ervaren medewerkers UWV verlaten om met pensioen te gaan. Daarnaast zien we beloftevolle medewerkers en medewerkers op specialistische functies vertrekken naar functies elders. Tegelijkertijd is het als gevolg van de krappe arbeidsmarkt ook voor UWV lastig om nieuwe medewerkers te werven en te binden. We zijn hierdoor steeds meer afhankelijk van externe inhuur voor specialistische functies. Ook is er sprake van (langdurige) onderbezetting, waardoor er achterstanden (kunnen) ontstaan. Dit kan de continuïteit en de kwaliteit van onze dienstverlening in gevaar brengen. Om de capaciteitsproblematiek zo goed mogelijk te kunnen beheersen, brengen we in kaart waar mogelijk problemen kunnen ontstaan, zodat we gericht maatregelen kunnen nemen. Intussen doen we er alles aan om nieuwe medewerkers te werven en vast te houden en zetten we in op talentontwikkeling.
Onzekere economische situatie en de impact op UWV
Ondanks de onzekere economische situatie is de werkloosheid nog historisch laag. De ramingen van het Centraal Planbureau (CPB) laten hierin nog geen grote wijzigingen zien. Omdat er zo veel onzekerheden zijn, bestaat het risico dat deze situatie plotseling ingrijpender kan wijzigen dan verwacht. Meer werkloosheid betekent meer werk voor UWV. We zijn gewend vrij flexibel met de economische situatie mee te bewegen, maar dit is door de krapte op de arbeidsmarkt momenteel complex. Het is zoals gezegd ook voor UWV lastiger om medewerkers te werven en het opleiden van eenmaal geworven medewerkers neemt ook tijd in beslag. We blijven de ontwikkelingen die van invloed zijn op de economische situatie en UWV voortdurend monitoren, zorgen dat onze bezetting op orde blijft en blijven hierover met het ministerie van SZW in gesprek. De stijgende prijzen en de inflatie hebben ook direct impact op onze medewerkers, omdat ze van hun salaris moeilijker rond kunnen komen. Dit is onderwerp van gesprek tussen leidinggevenden en medewerkers. Wanneer hun situatie nijpend wordt, kunnen we medewerkers ondersteuning bieden.
Het verbeteren van de dienstverlening vraagt aandacht en doorlooptijd
Door de kinderopvangtoeslagaffaire vragen maatschappij en politiek om meer aandacht voor de menselijke maat en maatwerk in de dienstverlening van de overheid. Er is een reëel risico dat we deze maatschappelijke verwachtingen niet kunnen waarmaken, met als gevolg dat het vertrouwen in UWV en de overheid daalt. UWV is altijd al een mensgerichte dienstverlener geweest en ook voordat deze affaire aan het licht kwam, hadden we al stappen gezet om meer de menselijke maat en maatwerk in onze dienstverlening aan te brengen. Met onze strategie voor de periode 2021–2025 hebben we een duidelijke focus geformuleerd voor de komende jaren. Belangrijk uitgangspunt is dat mensen UWV moeten ervaren als één organisatie met oog voor de menselijke maat. Er is en wordt binnen de organisatie veel energie gestoken in het verleggen van de bedrijfsvoering in lijn met deze strategische koers. We streven ernaar in onze manier van dienstverlening zo veel mogelijk in te spelen op de maatschappelijke behoeftes. Daar werken we de komende periode aan met onder andere ons nieuwe dienstverleningsconcept, de integrale klantreizen en de Maatwerkplaatsen. Dit zijn grote veranderingen die veel van de organisatie vragen en een zekere doorlooptijd kennen. Daar waar dat niet snel genoeg lukt maar wel relevant is, zullen we dit tijdig bespreken met het ministerie van SZW. Vanaf volgend jaar leggen we met de nieuwe sturingsafspraken met het ministerie van SZW, die zijn opgenomen in ons jaarplan 2023, verantwoording af over onze toegevoegde waarde voor burgers en bedrijven, de maatschappij en onze eigen medewerkers.