Als publieke dienstverlener bepalen wij mede het vertrouwen dat mensen in de overheid hebben. We laten graag zien wat er goed gaat, maar vinden het belangrijk om ook open en transparant te zijn over zaken die niet goed gaan. Daarvoor is het cruciaal dat we onze informatiehuishouding op orde hebben. We vinden het daarnaast belangrijk dat mensen kunnen volgen wat er in onze organisatie gebeurt. We gaan daarom proactief interne documenten openbaar maken.
Verbeteren informatiehuishouding
UWV is een informatiegestuurde organisatie. We zijn afhankelijk van de informatiestromen die we dagelijks ontvangen, opvragen, raadplegen, opslaan en uiteindelijk ook verwijderen. Het is essentieel dat we al deze informatie transparant, toegankelijk en vindbaar maken, zodat we deze kunnen hergebruiken en actualiseren en daardoor onze cliënten beter kunnen helpen. We hebben in het najaar van 2021 met een nulmeting onderzocht wat de stand is van onze informatiehuishouding. Om onze informatiehuishouding te verbeteren hebben we een actieplan Informatiehuishouding opgesteld dat uitgaat van een gefaseerde verbetering gedurende vijf jaar. We zullen hiervoor vooral moeten investeren in onze capaciteit en in de expertise van onze (informatie)professionals. Daarnaast is er extra aandacht nodig voor het toegankelijk maken van de enorme hoeveelheden informatie waarover UWV beschikt.
Het actieplan Informatiehuishouding is uitgebreid met 1 initiatief en omvat nu 29 initiatieven. In het tweede tertaal is voor 2 hiervan een plan van aanpak met onderbouwd budget vastgesteld. Deze 2 initiatieven richten zich op OpenUWV (zie verderop in deze paragraaf onder het kopje Wet open overheid) en op het vakmanschap van informatieprofessionals. De eerste resultaten zijn al zichtbaar. We verwachten eind 2022 de doelstellingen te hebben gerealiseerd. In totaal liggen er nu plannen van aanpak voor 11 initiatieven. Hiervoor is op onderbouwde wijze € 2,9 miljoen geclaimd van de voor 2022 beschikbare € 8 miljoen. Om de voortgang van de initiatieven te kunnen bijsturen is een dashboard ontwikkeld dat de uitkomsten van de metingen over het niveau van de informatiehuishouding toont in relatie tot de verwachte ontwikkeling over de periode 2022–2026.
Per 1 september is een regieteam gestart ter ondersteuning van het programma Actieplan informatiehuishouding. Het regieteam heeft twee taken: het versnellen van initiatieven, in het bijzonder van initiatieven die een directe impact hebben op het verbeteren van het kwaliteitsniveau of die noodzakelijk zijn om andere initiatieven op te starten, en zorgen voor een consistente ICT‑aanpak en een duidelijke visie over de toekomst van de informatiehuishouding.
Wet open overheid
Naast respect, eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit is openheid al sinds jaren een van de vier kernwaarden van UWV. Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze nieuwe wet verplicht overheden onder andere om gefaseerd documenten proactief openbaar te maken. In juli 2021 zijn we gestart met het UWV‑brede programma OpenUWV. In dit programma werken we onder andere aan heldere kaders en richtlijnen voor de organisatie en verbetering van onze informatiehuishouding en van het vakmanschap van medewerkers die bestuurlijke documenten schrijven. Via dialoogsessies stimuleren we dat management en medewerkers zich meer bewust worden van het belang van openbaarheid. Verder werken we proactief aan een gefaseerde invoering van de informatiecategorieën uit de Woo die overheidsorganisaties actief openbaar moeten maken en aan hulpmiddelen die onze medewerkers daarbij ondersteunen. Welke informatiecategorieën wanneer actief openbaar moeten worden gemaakt, wordt landelijk besloten.
Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de wijze waarop onze organisatie wordt bestuurd en functioneert. Burgers en medewerkers moeten daarom straks alle relevante bestuurlijke informatie – zoals verantwoordingsdocumenten, beleidskaders en vergaderstukken – eenvoudig digitaal kunnen vinden en raadplegen. Eind 2021 zijn we gestart met proeftuinen om ervaring op te doen met het openbaar maken van belangrijke bestuurlijke documenten en om van die ervaringen te leren. Een van de proeftuinen heeft ertoe geleid dat we hebben besloten om met ingang van 16 augustus de vergaderverslagen van de raad van bestuur van UWV op onze website te publiceren. Een volgende stap is het publiceren van de tijdens deze vergaderingen besproken stukken. We ontwikkelen hiervoor een portaal; de verwachting is dat dat begin 2023 gereed is.
Sinds 1 mei pakken we alle verzoeken om documenten conform de Woo op. We hebben daarvoor een proces ingericht voor de afhandeling van verzoeken en voor eventuele klachten. Daarbij beantwoordt een contactpersoon op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie. Op uwv.nl hebben we speciale pagina’s ingericht waar alle relevante informatie over de Woo te vinden is.
Hotspot COVID-19
Het Nationaal Archief wil voorkomen dat organisaties die betrokken zijn bij een bijzondere gebeurtenis, een bijzonder incident of maatschappelijk debat belangrijke informatie vernietigen. Het vraagt hen daarom om een zogeheten hotspotlijst op te stellen om zo te kunnen bepalen welke informatie in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. UWV is als medeopsteller en uitvoerder van belangrijke coronagerelateerde steunmaatregelen (de NOW en de TOFA) gevraagd om een bijdrage te leveren aan de interdepartementale werkgroep archivering hotspot COVID‑19. Ons is verzocht om informatie over de coronamaatregelen en afwijkende uitvoeringsbeslissingen in verband met de coronamaatregelen te verzamelen en te archiveren, zodat het altijd mogelijk is de gang van zaken rond de coronagerelateerde steunmaatregelen te reconstrueren. Begin juli hebben we een checklist ingevuld waarmee de stand van zaken rond de hotspotarchivering bij onze organisatie inzichtelijk is gemaakt. Op basis van de ingevulde checklisten van alle betrokken organisaties stelt de interdepartementale werkgroep een voortgangsrapportage op.