Het ICT-landschap is essentieel voor onze dienstverlening. In de eerste vier maanden van 2022 hebben we, in lijn met voorgaande jaren, gewerkt aan de noodzakelijke vereenvoudiging en vernieuwing om ook in de toekomst goede, betrouwbare en moderne dienstverlening waarin de mens centraal staat te kunnen blijven bieden. Zo scheppen we meer wendbaarheid en meer ruimte voor personalisatie en maatwerk. Tegelijkertijd realiseren we ons dat de maatschappelijke urgentie om de dienstverlening te verbeteren verdere versnelling vereist. Geleidelijke aanpassing van oude processen en systemen vertraagt te veel. We willen daarom sterker inzetten op innovatie.
De capaciteit die we hebben voor het realiseren van veranderingen is schaars en innovatie zal eraan moeten bijdragen dat we met dezelfde middelen meer kunnen realiseren, in een sneller tempo. Daarnaast willen we de ondersteuning van onze medewerkers verbeteren en moeten we rekening houden met de omvangrijke opgave van wet- en regelgeving, zowel van onze eigen opdrachtgever – het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) – als van andere opdrachtgevende ministeries en de Europese Unie (EU).
Strategische ICT-doelstellingen
We schetsen in het UWV Informatieplan (UIP) onze ICT‑doelstellingen voor de komende jaren. De belangrijkste bijbehorende resultaten die we in 2022 willen realiseren, zijn in het UIP opgenomen als dertien strategische mijlpalen. Daarover verantwoorden we ons hieronder per ICT‑doelstelling; de strategische mijlpalen zijn cursief aangegeven. We gaan nader in op drie hiervan in deel 1 van dit viermaandenverslag, paragraaf ICT en informatiebeveiliging en privacy, onder het kopje Voortgang van het UIP. De toegenomen druk op onze verandercapaciteit is zichtbaar in de realisatie van deze mijlpalen: elf mijlpalen uit voorgaande jaren zijn doorgeschoven naar dit jaar en 2023.
Uit 2019 resteren nog werkzaamheden voor het beveiligen van kritische data‑analyseomgevingen. De bredere doelstelling is inmiddels overgenomen door het programma Datafabriek dat de verouderde datawarehouse‑omgevingen stapsgewijs vervangt. De Datafabriek is nog in ontwikkeling. Het nieuwe Data‑integratiemagazijn staat, maar het realiseren van de doelstelling Het Data‑integratiemagazijn ingericht en gevuld en eerste informatieproducten uit het Data‑integratiemagazijn geleverd heeft beduidend langer geduurd dan we eerder voorzagen. De oorspronkelijk voor 2020 geplande eerste set informatieproducten is pas dit jaar opgeleverd. In de eerste vier maanden van 2022 zijn voor twee onderdelen de projectplannen goedgekeurd. De komende maanden zal blijken of de strategische mijlpaal Data‑integratiemagazijn is ingericht, gevuld en DWH3.0 is gereed voor uitfasering dit jaar haalbaar is. Ook uit 2020 dateert de doelstelling voor het aansluitklaar zijn van de UWV persoonsadministratie (UPA). Een alternatieve aanpak wordt nu onderzocht; conclusies verwachten we medio 2022.
Beveiliging en privacy betreft een groot aantal uiteenlopende onderwerpen die variëren van cyberdreigingen die organisaties kunnen platleggen tot aan het cookiebeleid. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is sinds enkele jaren het kader. UWV‑onderdelen werken toe naar brede in‑controlverklaringen voor de BIO. Voor de strategische mijlpaal voor informatiebeveiliging, de Sonar IB&P‑maatregelen voor de middellange termijn zijn afgerond, zie hieronder, onder het kopje Verminderen risico’s Sonar.
Betere dienstverlening via meerdere kanalen
Goede dienstverlening aan burgers veronderstelt dat verschillende overheidspartijen goed samenwerken in processen waarbij hetzelfde klantbelang in het geding is. De Pilot UWV‑aansluiting op de uitwisselingsvoorziening voor de samenwerking met arbeidsmarktpartners levert daar een bijdrage aan, bijvoorbeeld door het vacatureaanbod van UWV beschikbaar te stellen aan gemeenten. We hadden de doelstelling Klanten kunnen bij Werkbedrijf hun afspraken inzien eerder willen realiseren, maar dit is niet gelukt. Dit schuift door naar 2023. Met E-publicatie: UWV‑brede voorziening is verworven en eerste implementatie SMZ wordt de mogelijkheid gecreëerd om via meerdere kanalen (omnichannel) te communiceren volgens de voorkeur van de cliënt. Een meer geavanceerde interactie met de cliënt was voorzien met de doelstelling Cliënten en medewerkers kunnen gebruikmaken van de mogelijkheid van passende veilige digitale communicatie in het sociaal-medische domein. Gebleken is echter dat een meer omvattende innovatie van de ICT‑middelen in dit domein noodzakelijk is voordat dit kan worden geïmplementeerd. Hiervoor stellen we een planning op. Met het oog op betere dienstverlening via meerdere kanalen werken we ook aan het mogelijk maken van het eenmalig inloggen op uwv.nl en werk.nl. Mensen hoeven dan slechts één keer in te loggen om beide websites te kunnen gebruiken. Deze functionaliteit wordt later opgeleverd dan oorspronkelijk gepland (2021), waardoor bezoekers van onze websites van de huidige inlogmogelijkheden gebruik zullen moeten maken. We werken door aan de voor 2021 geformuleerde doelstelling UWV‑websites publieke deel vernieuwd. Het ook beschikbaar stellen van diensten via mobiele devices is een concrete verbetering van de dienstverlening die dit jaar gestalte krijgt in de mijlpaal de digitale toegankelijkheid van UWV‑diensten op mobiele devices is verbeterd door doorontwikkeling van de app en herontwerp van het publieke deel van uwv.nl. Ook kleinere processen worden meer gedigitaliseerd. Zo wordt het proces voor aanvragen en verwerken van WW bij een faillissement dit jaar gedigitaliseerd. Voor de dienstverlening aan werkgevers beschikten we nog niet over een eenduidig klantbeeld. Dit wordt gerealiseerd met de mijlpaal het zicht op klantreizen voor medewerkers is verbeterd door implementeren van klantbeeld voor werkgevers. Bij bezwaar- en beroepszaken is het voor alle partijen van groot belang een actueel inzicht te hebben in de stand van zaken. Werken met zaken bij Bezwaar en Beroep (B&B) gaat ervoor zorgen dat cliënt en medewerker juist geïnformeerd worden over de voortgang en status van de afhandeling.
UWV kent historische opslag van gegevens over werkzoekenden en vacatures in drie verschillende systemen. Het projectplan om deze data centraal te consolideren is goedgekeurd. De mijlpaal de bemiddelingsservice voor werkzoekenden wordt ondersteund met centrale gegevensopslag zal dit jaar worden afgerond. Een goed voorbeeld van de combinatie van verbetering van dienstverlening en vervanging van oude systemen is de aanpak van het proces voor de eerstejaars Ziektewet‑beoordeling in de mijlpaal ICT‑optimalisatie SZW. Doel is om vanaf eind 2022 het verouderde Informatiesysteem Medische Functie (IMF) uit te kunnen zetten.
Verbetering ondersteuning medewerkers
De medewerker-applicatie Herontwerp WW (HOWW) is dit jaar een strategische mijlpaal. Daarmee kan het grootste deel van de WW‑werkzaamheden voor de uitkeringsvaststelling in één systeem worden afgehandeld in plaats van in de verschillende systemen die nu vaak nodig zijn. Met de nieuwe applicatie kunnen we het werk efficiënter en met een hogere kwaliteit uitvoeren en bijdragen aan een landelijk uniform werkproces.
Noodzakelijke vernieuwing van onze systemen
We zijn in 2021 gestart met de noodzakelijke vernieuwing van oude systemen voor uitkeringsverstrekking op het OpenVMS‑platform waarvan de ondersteuning afloopt. De technische aanpak waarmee het platform deels geautomatiseerd overgezet kan worden naar een nieuw platform, is beproefd. Nu de tests zijn afgerond en het programmaplan is opgesteld, zullen we dit jaar de technologische route van de vernieuwing van OpenVMS hebben ingericht.
Wendbaarder en minder complex ICT-landschap
Om een wendbaarder en minder complex ICT‑landschap te realiseren, werken we steeds meer met gemeenschappelijke en generieke voorzieningen. Daarmee kunnen we sneller onze dienstverlening aanpassen aan wensen vanuit de maatschappij. We maken gebruik van generieke tooling voor de digitalisering van onze juridische dienstverlening bij de werkvergunningverlening. In het project is in 2021 geconcludeerd dat het de toekomstvastheid vergroot als bij het inzetten van de generieke ICT‑middelen wordt aangesloten bij het werkproces Werken met zaken dat we bij ons bedrijfsonderdeel Bezwaar en Beroep gebruiken. Daardoor is de opleveringsdatum uitgesteld tot de zomer van 2022.
Nieuwe datacenterdienstverlening
In de eerste vier maanden van 2022 zijn we verdergegaan met het overzetten van een belangrijk deel van de applicaties en voorzieningen die bij onze huidige datacenterleverancier draaien naar onze nieuwe leverancier. UWV krijgt als mijlpaal hiermee nieuwe datacenterdienstverlening op basis van moderne technieken en afspraken, tegen lagere kosten. Zo borgen we de continuïteit van onze dienstverlening en kunnen we sneller veranderingen realiseren. De meerjarige migratie is complex en legt een groot beslag op onze verandercapaciteit. Door stapsgewijs te werken, waarbij we altijd delen van de migratie kunnen terugdraaien, ondervindt onze dienstverlening er geen hinder van. Op basis van een meerjarige planning zijn we in gesprek met het ministerie van SZW over wanneer we wel, geen of zeer beperkte ruimte hebben voor vernieuwing en verandering van wet- en regelgeving, omdat die niet kan samenlopen met de migratie van de betreffende grote systemen naar het nieuwe rekencentrum. Herijking van de planning in relatie tot alle andere ontwikkelingen heeft geleid tot een extra fase van enkele maanden om nieuwe systemen en ontwikkelingen goed te laten landen in de migratie. De transitie naar nieuwe datacenterdienstverlening zal tot en met 2023 doorlopen. Voor 2022 is voorzien om de doelstelling 100% van het equivalent van de oorspronkelijke scope van de datacentermigratie af te ronden. Hiermee wordt de eerdere doelstelling Waves 3 tot en met 5 van de transitie naar het nieuwe Datacenter zijn afgerond ook bereikt.
Datagedreven werken
UWV wil de komende jaren meer datagedreven werken, omdat dit voordelen oplevert voor de dienstverlening, handhaving en bedrijfsvoering. Eerste voorwaarde hierbij is dat de mogelijkheden worden onderkend en dat toepassingen worden ontwikkeld die de dienstverlening daadwerkelijk verbeteren en die ethisch en juridisch verantwoord zijn. De facilitering van datagedreven werken vereist kennisopbouw voor de inzet van tools en technieken. Daarnaast moeten de data kwalitatief goed en beschikbaar zijn. Een UWV‑breed analyseplatform zal samen met het project Datafabriek op termijn de structurele basis vormen. Ondertussen maken we gebruik van bestaande voorzieningen.
Nieuwe wet- en regelgeving
We hebben ook in de eerste vier maanden van 2022 gewerkt aan nieuwe wet- en regelgeving waarvoor nieuwe ontwikkelingen of wijzigingen in onze ICT nodig zijn. De eerste openstelling van het digitale loket voor de aanvraag van een STAP‑budget voor arbeidsmarktrelevante opleidingen verliep niet geheel vlekkeloos. Het systeem kon de grote toeloop niet goed verwerken. Er zijn aanpassingen gedaan en de tweede aanvraagronde heeft geen grote problemen laten zien.
Ook voor Europese wet- en regelgeving werken we verder aan de ontwikkeling van onze ICT. Europa wordt steeds belangrijker, niet alleen voor rechten en plichten maar ook voor de ondersteuning van de e‑Overheid. Voor UWV snijdt het mes aan twee kanten: de internationalisering van de arbeidsmarkt maakt verdere integratie noodzakelijk. Het bestaande EESSI‑systeem (Electronic Exchange of Social Security Information) is een goede basis. Voor innovatieve ontwikkelingen als de elektronische identiteit is het belangrijk dat Europa in het verlengde van de bestaande EU‑verordening eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) kaders stelt die EU‑breed gelden en waarvoor de verantwoordelijkheid voor wat betreft het voldoen aan Europese regels bij de EU zelf ligt. UWV vertegenwoordigt Nederland in de Europese dienst voor arbeidsvoorziening EURES (European Employment Services). We treffen een aanpassing om werk dat Nederlandse werkgevers in Europa aanbieden via werk.nl beschikbaar te stellen. De hiervoor benodigde release staat voorlopig gepland voor eind 2022.
Blijvende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy
Het zal nog meerdere jaren vergen voordat we structureel en effectief op orde zijn. We verwachten dat uiterlijk per 2026 al onze processen en systemen geheel aan de BIO voldoen. Intussen nemen we gerichte beheersmaatregelen om informatiebeveiligings- en privacybeschermingsrisico’s te verkleinen.
Verminderen risico’s Sonar
Het systeem Sonar bevat gegevens van veel werkzoekenden en voldoet niet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. Omdat Sonar ook functioneel en technisch verouderd is, zal het vernieuwingsprogramma WORKit dit systeem op langere termijn, niet eerder dan in 2025, vervangen en uitfaseren. Inmiddels zijn gegevens waarvan de bewaartermijn is verlopen uit Sonar verwijderd, is er verbeterde logging en monitoring, worden er sterkere wachtwoorden afgedwongen en is er een ambassadeursnetwerk opgericht dat UWV‑medewerkers wijst op het belang van privacy. De uitvoering van de middellangetermijnmaatregelen in het kader van het project Sonar IB&P verloopt volgens planning. Dat betekent dat vrijwel alle maatregelen van het project eind 2022 geïmplementeerd zullen zijn. Zo zal uiterlijk eind 2022 een verbeterd schoningsscript worden opgeleverd, waardoor persoonsgegevens waarover UWV niet meer mag beschikken periodiek en wanneer dat nodig is worden vernietigd. Verder hebben we een aantal belangrijke acties afgerond op het gebied van bewustwording. Zo hebben we een game ontwikkeld waarmee teams hun kennis- en bewustzijnsniveau op een interactieve manier kunnen verhogen. Met een bewustwordingsactie zijn UWV‑medewerkers erop gewezen wat de risico’s zijn van phishingmails (valse e‑mails waarmee internetfraude wordt gepleegd) en hoe ze hier het beste mee kunnen omgaan. Verder organiseren we continu trainingen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De afgelopen periode is ook ingezet op technische maatregelen, zoals het invoeren van de mogelijkheid om gebruikers van Sonar bij gemeenten op regionaal niveau te autoriseren. Het eerder gemelde risico op vertraging door de complexiteit van het systeem en de beperkte kennis van bepaalde programmatuur blijft bestaan. Een belangrijke complicerende factor hierbij is de afhankelijkheid van de migratie van het rekencentrum van UWV naar een nieuwe leverancier. Deze geplande migratie legt een groot beslag op de technische capaciteit en dus ook op de mogelijkheid om technische verbeteringen door te voeren.